Каждый клиент рассчитывает на то, что, обращаясь к перевозчику, он получит качественное обслуживание. Любой профессиональный перевозчик должен помнить о том, что для выполнения работы он должен располагать точными данными о перевозимом грузе. Данная информация поможет избежать непредвиденных ситуаций при доставке товара.
Специалист, занимающийся доставкой груза должен точно знать адреса пункта назначения и места, где будет производиться загрузка товара для дальнейшей доставки. Кроме этого необходимо знать режим работы этих организаций, обязательно уточнять, работают ли эти организации в выходные дни. Для более точной картины необходимо иметь контактные телефоны лиц, отвечающих за процесс сдачи-приемки грузов. Желательно иметь и стационарный (рабочий) и сотовый номера телефонов. При отправке грузов к месту назначения, в сопроводительные документы необходимо кроме точного адреса вписывать коды железнодорожных станций. Это касается как пункта отправки, так и пункта назначения.
Оформляя документацию на перевозку груза, необходимо указывать полные точные наименования перевозимого товара, даже если ассортиментный перечень перевозимых грузов достаточно обширен.
Для того чтобы процесс отправки груза прошел без осложнений, специалист транспортной компании должен точно знать все характеристики груза – габариты, вес брутто, нетто (с тарой и без), особые условия, необходимые при перевозке товаров, правила доставки (нужно крепить груз или нет, как складывать).
Во всех сопроводительных документах на перевозимые грузы существует обязательная для заполнения графа «класс опасности». Не нужно ею пренебрегать. Если перевозимый груз относится к повышенному классу опасности (горючие материалы, ядохимикаты, радиационные отходы), данные об этом указываются в документах. Согласно поступившим данным формируется и железнодорожный состав для отправки.
При заключении договора с клиентом необходимо уточнять, какие необходимые условия должны быть соблюдены при перевозке, особенно важно уделять этому вопросу внимание при перевозке продуктов питания. Особыми условиями могут быть: строгое соблюдение температурного режима, условия размещения груза (не кантовать), обеспечение необходимого уровня влажности, сроки доставки скоропортящегося товара.
Опять же на стадии обсуждения условий договора лучше сразу задать клиенту вопросы о дополнительных услугах. Нужна ли ему помощь в оформлении документов для органов таможенного контроля, потребуется ли ему охрана на пути следования груза. Даже если клиент сразу отвечает отрицательно, вероятность того, что он в процессе подготовки передумает, очень велика.
Все оговоренные условия и вопросы обязательно отражаются в договоре (лучше, если к договору будет составлено приложение с перечнем данных вопросов). Фиксация этих вопросов обязательна для подстраховки перевозчика и спокойствия клиента. Обязательно в договоре указываются и штрафные санкции для обеих сторон договора. При заключении договора грамотный перевозчик должен вести диалог с клиентом так, чтобы большинство вопросов было проработано на стадии заключения договора. Это позволит быстро осуществить процесс подготовки и последующей доставки груза железнодорожным транспортом.
