Оптимальное количество товара — это такой размер заказа, при осуществлении которого, стоимость получения и хранения единицы продукции является минимальной. Но, это не является идентичным тому, чтобы цена единицы товара была самой низкой. Необходимо рассчитывать все связанные с заказом издержки для определения оптимального ее размера.
Система жестких интервалов
Несмотря на выбранную систему пополнения запасов, следует дать ответ на такие вопросы: сколько товара следует заказать и когда? В случае использования системы жестких интервалов, между двумя заказами устанавливается четкие сроки, таким образом остается только вопрос «сколько?». Для этого, в картах или программах учета выбирают и фиксируют размер максимального или необходимого запаса для каждого из товаров.
В период до следующего пополнения запасов, имеющийся объем товаров и дополнительный приход по прошлому заказу должны быть достаточными для удовлетворения спроса.
В случае работы по этой системе, ничто не препятствует созданию оптимальных заказов, особенно для товаров с повышенным спросом. Заказчики пытаются рассчитать и скорректировать размеры необходимых запасов, что способствует качественному выполнению заказа и уменьшению издержек по закупкам и хранению товаров.
Оптимальные размеры заказов определяются при оценке затрат на содержание продукции и расходов на осуществление заказов. Для определения момента заказа следует найти моменты заказов для каждой отдельной группы товаров.
Страховой запас
В большинстве компаний торговли, на случай задержек поставки, имеется страховой запас. Размер такого запаса определяют также для каждой отдельной группы товаров и выражают его в процентном соотношении к количеству единиц, которые будут реализованы за время совершения поставки.
Благодаря наличию страхового запаса исключается возникновение дефицита. Для определения момента заказа определяют уровень страхового запаса, который полностью обеспечит защиту от дефицита. Чем выше точа заказа, тем меньше вероятность нехватки товаров, но в этом случае возникают дополнительные затраты на содержание товаров на складе.
Задача специалиста состоит в определении такой точки, в которой издержки по хранению дополнительных запасов будут перекрывать потери при дефиците.
Таким образом, вероятность возникновения дефицита является основным моментом для определения времени заказа.
Немаловажным является и определение рисков. Если организация не хочет допускать дефицита, то она всегда будет нести дополнительные расходы по содержанию страховой продукции. Такие издержки могут быть значительно выше, чем утраты от возникновения нехватки товаров. Поэтому, более рационально попытаться снизить частоту возникновения дефицита, уменьшить страховой запас, но не полностью исключить его.
