Каждый хоть раз наблюдал следующую картину: баррикады из офисной мебели, груда коробок и мешков, сотрудники, бегающие среди всего этого скарба с глазами, уже плохо отражающими действительность. Это не фильм-катастрофа, это всего лишь офис меняет свое местоположение.
Переезд офиса, сложности процесса офисного переезда
Любой переезд, это стресс. Но если вы простой обыватель, то после переезда на новое место жительства у вас впереди вагон времени для того, чтобы все аккуратно найти среди груды коробок и понемногу обустраивать новое жилище. Переезд офиса отличается тем, что все должно быть собрано, упаковано, загружено, довезено в кратчайшие сроки. Как правило, офисный переезд должен занимать минимальное время (1 день), чтобы на следующий день организация начала функционировать. Любой директор знает о том, что, переезжая, он теряет часть клиентов, а значит и часть прибыли. Для того чтобы в кратчайшие сроки начать получать прибыль на новом месте, все должно как можно быстрее начать работать. При этом необходимо осуществить переезд офиса как можно безболезненнее.
Как и в экономике, в офисном переезде главное – это планирование. Еще до переезда офиса нужно четко представлять, сколько времени отведено на переезд, что нужно перевозить в первую очередь, прибегать или нет к помощи организаций, занимающихся переездом. Если организация у вас сравнительно небольшая, около 3-5 человек, смысла привлекать стороннюю организацию, занимающуюся процессом офисного переезда, нет. Каждый сотрудник отвечает за сохранность документов со своего рабочего места, компьютерное оборудование. Общая документация собирается общими силами. Освободили шкафы, собрали посуду и вперед, на новое место.
Роль мувинговых компаний при офисном переезде
Если в компании трудится достаточно большое количество сотрудников, есть смысл прибегнуть к услугам специализированной организации, мувинговой компании. Эти организации занимаются только оптимизацией процесса переезда офисных компаний. Специалист организации даст несколько советов касающихся очередности сбора и упаковки документации и литературы. Обязательно посетит вместе с лицом, ответственным за переезд, будущий офис вашей компании и грамотно распределит места нахождения офисной мебели и техники. Кроме того, подобные компании имеют в своем штате несколько бригад профессиональных грузчиков. Располагают такие компании и собственными автотранспортными средствами, оборудованными всем необходимым для комфортного переезда.
Предварительно специалист мувинговой компании посещает ваш офис, для того, чтобы оценить фронт будущих работ, сориентировать вас относительно стоимости расходов на перевозку. Для себя он берет на заметку данные о том, сколько грузчиков будет необходимо при перевозке, какое автотранспортное средство более всего подойдет для транспортировки мебели и оборудования. Большинство мувинговых компаний идут навстречу клиентам и осуществляют офисный переезд в выходные и предпраздничные дни. Выгодно это потому, что клиент получает дополнительное время на обустройство офисного помещения после переезда. Кроме того, практически каждый представитель компании-перевозчика обязательно обратит внимание клиента на то, что ночной переезд офиса способен занять значительно меньше времени. Таким образом, согласовав все действия, офис можно достаточно быстро перевезти в ночное время. Специалисты компании грамотно расставят офисную мебель и подключат необходимо для работы оборудование. Тогда работникам, пришедшим с утра в новый офис, нужно будет лишь распаковать рабочие документы и спокойно продолжать работу.
Договор на офисный переезд
При заключении договора с мувинговой компанией, приложением к договору обязательно идет реестр перевозимого имущества, с указанием наименования и количества предметов, необходимых к перевозке. Договор и приложение к договору заверяются подписями и печатями двух сторон: клиента и директора компании-перевозчика. Если организатор офисного переезда по каким-либо причинам затягивает оформление и подписание договора, вам стоит насторожиться. Договор, если он правильно составлен, является документом, подтверждающим обязательства сторон. Также договор является гарантией выполнения обязательств и предъявления претензий, если таковые будут иметь место. Отсутствие договора свидетельствует о недобросовестном отношении исполнителя к делу. Кроме того, отправляя вашу офисную мебель и технику, вы рискуете больше ее никогда не увидеть. Особенно это касается крупных городов.
Упаковка офисной техники при переезде офиса.
Подписали вы договор с компанией, сейчас самое время начинать готовить вещи к грузоперевозке. Разделите обязанности между сотрудниками. Каждый должен упаковать свой личный компьютер и рабочие документы в отдельные коробки. На коробках лучше всего обозначить фамилию и инициалы работника, его должность и характер упакованного груза. Обязательны отметки типа «не кантовать». Архивную документацию можно упаковывать сообща, просто маркируя коробки под общим названием. Для того чтобы их разобрать у вас найдется время в процессе работы. Если офисная мебель у вас разборная, при упаковке нужно подписывать детали, чтобы время на сборку не тратилось впустую.
Самое главное при любой офисной перевозке – обеспечить сохранность компьютерного оборудования и оргтехники. Для этого еще до переезда необходимо раздобыть коробки со специальными уплотнениями для перевозки компьютеров. При погрузке советуем осуществлять пристальное наблюдение за всем процессом. С погрузкой разного рода мебели проблем, как правило, не возникает. Особое внимание нужно уделить перевозке хрупких стеклянных предметов. Если есть возможность, стекла должны быть упакованы отдельно, и грузить их нужно в определенное место в последнюю очередь. Впрочем, если у вас компетентные грузчики они сами прекрасно сориентируют и погрузят в необходимой последовательности.
Транспортировка при офисном переезде, выбор автомобиля
Как правило, для транспортировки офисной мебели и техники вполне хватает двух рейсов «Газели», либо одного автомобиля типа «ЗИЛ» (в простонародье «Бычок»). На месте назначения разгрузка производится с учетом пожеланий заказчика (имеется в виду расстановка мебели). Если это отражено в договоре, по окончании разгрузочных работ осуществляется монтаж и сборка мебели, подключение необходимого для работы оборудования. Завершающим этапом переезда станет уборка офисного помещения. В принципе, каждая уважающая себя мувинговая компания предоставляет подобную услугу своим клиентам.
Профессиональная работа мувинговой компании способна обеспечить дальнейшее безболезненное и комфортное функционирование вашей организации на новом месте.
