Документы, которые использовались ранее, уже не могут удовлетворить современным требованиям рыночной экономики. Касательно документации по закупкам или принятию заказов, руководители отделов должны разработать специальные бланки.
Рекомендации по их содержанию
- Документ должен быть обозначен словом «заказ», «заказ на поставку». Таким образом, он будет легче отыскиваться в куче других бланков.
- Также, каждый бланк должен иметь свой собственный номер, который используется в сопроводительных документах — счетах-фактурах, ТТН и т. д. Наличие порядкового номера не только позволит более быстро находить документы, но и четко определять их содержание.
- В обязательном порядке, такой бланк должен содержать полное название и точный адрес компании. Данная информация важна для поставщика, так как он должен точно знать с кем работает и куда отправляет товар.
- В документации должен указывать работник, осуществляющий заказ. Это необходимо для решения возможных проблем или недоразумений с конкретным человеком, который отвечает за прием груза.
- Обязательными атрибутами является дата заказа, адрес поставщика и его наименование.
- Установленные сроки и количество перевозимого товара.
- В отдельном поле следует четко описать товар, его свойства.
- В случаях, когда доставка осуществляется не по адресу компании, необходимо отдельно указать это. Лучше всего отвести отдельную графу под «пункт доставки» и, при необходимости, дублировать адрес компании (если транспортировка происходит «к двери»).
- Во избежание конфликтов при оплате за перевозку грузов, в бланке необходимо прописывать цену за товар. Желательно иметь описание стоимости по каждой операции (приемка, упаковка, разгрузка и т. д.).
- Если оплата проводится безналичным расчетом, то транспортная компания должна указать в бланке заказа свои банковские реквизиты.
Сторонний транспорт
В случае, если поставщик использует транспорт отдельной фирмы, а не отправителя, то необходимо оформить документы поставщика.
В нем следует указывать адрес отправителя, полное название компании, краткое описание продукции, вес груза и количество мест, специфика перевозки. Для контроля, уведомление об отгрузке подтверждается копией бланка заказа и счета на оплату. Также, документ должен содержать номер сопроводительного письма, дату и способ перевозки. Все эти данные сохраняются в базе регистрации товаров. Иногда, следует дублировать базу в бумажном виде, так как при недобросовестности поставщика, только документальное бумажное подтверждение способно разрешить недоразумение.
