Опубликованно: Вт, Ноя 26, 2013

Документальное оформление заказа

Документальное оформление заказаДокументы, которые использовались ранее, уже не могут удовлетворить современным требованиям рыночной экономики. Касательно документации по закупкам или принятию заказов, руководители отделов должны разработать специальные бланки.

Рекомендации по их содержанию

  • Документ должен быть обозначен словом «заказ», «заказ на поставку». Таким образом, он будет легче отыскиваться в куче других бланков.
  • Также, каждый бланк должен иметь свой собственный номер, который используется в сопроводительных документах — счетах-фактурах, ТТН и т. д. Наличие порядкового номера не только позволит более быстро находить документы, но и четко определять их содержание.
  • В обязательном порядке, такой бланк должен содержать полное название и точный адрес компании. Данная информация важна для поставщика, так как он должен точно знать с кем работает и куда отправляет товар.
  • В документации должен указывать работник, осуществляющий заказ. Это необходимо для решения возможных проблем или недоразумений с конкретным человеком, который отвечает за прием груза.
  • Обязательными атрибутами является дата заказа, адрес поставщика и его наименование.
  • Установленные сроки и количество перевозимого товара.
  • В отдельном поле следует четко описать товар, его свойства.
  • В случаях, когда доставка осуществляется не по адресу компании, необходимо отдельно указать это. Лучше всего отвести отдельную графу под «пункт доставки» и, при необходимости, дублировать адрес компании (если транспортировка происходит «к двери»).
  • Во избежание конфликтов при оплате за перевозку грузов, в бланке необходимо прописывать цену за товар. Желательно иметь описание стоимости по каждой операции (приемка, упаковка, разгрузка и т. д.).
  • Если оплата проводится безналичным расчетом, то транспортная компания должна указать в бланке заказа свои банковские реквизиты.

 Сторонний транспорт

Транспорт сторонних организаций

В случае, если поставщик использует транспорт отдельной фирмы, а не отправителя, то необходимо оформить документы поставщика.

В нем следует указывать адрес отправителя, полное название компании, краткое описание продукции, вес груза и количество мест, специфика перевозки. Для контроля, уведомление об отгрузке подтверждается копией бланка заказа и счета на оплату. Также, документ должен содержать номер сопроводительного письма, дату и способ перевозки. Все эти данные сохраняются в базе регистрации товаров. Иногда, следует дублировать базу в бумажном виде, так как при недобросовестности поставщика, только документальное бумажное подтверждение способно разрешить недоразумение.

Копирование материалов сайта разрешается только с указанием активной гиперссылки на сайт Dispetcher-Gruzoperevozok.info
Контакты | Реклама